Nachricht vom 14.09.2022 
Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Zutrittskontrolle, Workforce Management – Alles aus einer Hand
Wer heute ein erfolgreiches Unternehmen führen möchte, muss mit der Zeit gehen. Im Sinne der Digitalisierung werden dabei Arbeitsabläufe in einen digitalen Rahmen verschoben. Moderne Softwarelösungen für das Personalmanagement bieten nutzerfreundliche Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen, Abwesenheiten zu verwalten, und Projekte zu planen. Spica International ist dabei einer der führenden Software-Anbieter, auf deren Module und Gesamtlösungen wir zurückgreifen können. Welche Dienstleistungen bietet Spica und wo liegen deren Vorteile für Unternehmen?
Spica International – Ihr HR Software Anbieter
Spica International ist führender Software-Anbieter für Programme, die das digitale Personalmanagement ermöglichen. Zu ihren Kunden zählen über 3.000 internationale Unternehmen, die die Softwarelösungen nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren, zu digitalisieren und zu automatisieren.
Dafür hat der Hersteller mehrere Module an Workforce-Management-Software, die man einzeln oder als Gesamtlösung anwenden kann. Dazu gehören:
● All Hours,
● My Hours,
● Door Cloud und
● Time&Space.
All Hours: Zeiterfassung auf Handy, Tablet und PC – In Echtzeit Abwesenheiten und
Anwesenheiten verwalten
All Hours von Spica ist ein effektives System für die Zeiterfassung und das Anwesenheitsmanagement von Mitarbeitern. Das Nutzerinterface ist einfach verständlich aufgebaut, benötigt keine Installation und kann sich aufgrund dieser anwenderfreundlichen Lösung leicht in das bestehende Personalmanagement integrieren lassen.
● All Hours erfasst genau die Ankunfts-, Aufbruchs- und externe Arbeitszeiten, Mittagspausen, Geschäftsreisen und mehr.
● Abwesenheiten wie Jahresurlaube und Krankentage können von dem System erfasst werden. Dabei wird es auch möglich, die Urlaubsgenehmigung über die Software zu verwalten.
● Durch das Potenzial für Synergien und Automatisierung können die Daten aus der Zeiterfassung dazu genutzt werden, die Prozesse der Lohnabrechnung genauer zu gestalten.
● Dafür können die Zeiten der Mitarbeiter über Desktopanwendungen, Apps oder eine herkömmliche Stempeluhr erfasst werden.
● Dank Geofencing-Technologie wird sichergestellt, dass die Angestellten nur dann einstempeln können, wenn sie auch wirklich an dem abgemachten Ort sind. Betrug durch falsches Einstempeln wird so vermieden.
My Hours: Projektzeiten im Griff – Projektzeiten ohne Mehraufwand, automatisch erfassen
Mit My Hours kann die Projektzeiterfassung übernommen werden. Das Ziel ist:
● einer Verbesserung der Produktivität,
● eine leichte Erfassung der abrechnungspflichtigen Stunden und
● eine übersichtliche Übergabe von Projekten an Kollegen oder Kunden.
Dafür werden Arbeitszeiten und Ausgaben festgehalten, Budgets berechnet und Berichte zwischen Kunden, Kollegen oder der Geschäftsführung geteilt. Zudem erhält man ein User-Interface, um Projekte übersichtlich zu organisieren und dabei Arbeitszeiten, Aufgaben und Teamzeiten festzulegen.
● Die Zeiterfassung dient hier dazu, die Zeiten zu ermittelt, die realistisch für Projekte eingeplant werden sollten, und Verbesserungspotenziale zu finden. Dafür kann die Software die Zeit, die man für gewisse Aufgaben benötigt, in Echtzeit erfassen, oder durch manuelle Protokolle festhalten.
● Budgets und Ausgaben, die man für gewisse Dinge tätigt, werden automatisch festgehalten. Dabei kann man mit den abrechenbaren Stunden und Lohnkosten berechnen, ob das Projekt profitabel ist oder Platz für Optimierungen bleibt.
Door Cloud: Zutritt ohne Kartenleser ermöglichen, zentral in der Cloud verwalten
Für Unternehmen, deren Arbeit vor fremden Zugang geschützt werden muss, eignet sich die Door Cloud von Spica. Hier kann man eine Einlasskontrolle und Kartenleser mit ID-Karten durch die Nutzung von Smartphones und der Cloud ersetzen. Sie werden mit elektrischen Verriegelungssystemen an den Türen verknüpft. Dabei können Hunderte von Türen für Tausenden an Mitarbeitern freigegeben werden.
● Die Zutrittskontrolle wird über die App auf dem Smartphone des Mitarbeiters verwaltet. So schließen sich nur die Türen auf, die zu Räumlichkeiten gehören, für die die Person zugelassen ist. Die Menschen haben so immer genau zum richtigen Zeitpunkt Zugriff auf die Geschäftsräume, die sie benötigen.
● Benötigt eine Person einmalig Zugang zu einem Raum, kann ein Key Link generiert und versendet werden, der das Aufschließen der Räumlichkeit ermöglicht.
● Dabei entstehen Protokolle, mit denen man die Vorgänge auf dem Firmengelände überwachen kann.
Time&Space: Flexible Arbeitszeitverwaltung und Zutrittskontrolle
Time&Space ist Spica’s Komplettlösung für Personalmanagement in den Bereichen Zutrittskontrolle und Arbeitszeitverwaltung. Hier werden alle Lösungen des Softwareherstellers miteinander verknüpft.
➔ Dank des modularen Aufbaus mit hybrider Architektur kann das System gut skaliert und genau an den Bedarf des spezifischen Unternehmens angepasst werden:
● Das Programm ist über nahezu jeden Computer mit der aktuellen Microsoft Office Version zugänglich.
● Nutzerfreundliche Datenbanken wie MS SQL und Oracle eignen sich für die Anwendung.
● Das normale Firmennetzwerk dient dabei dem Zugang zu Kontrollsystemen, Stempeluhren und mehr.
● Für große Teams können unbegrenzte Anzahlen an Stempeluhren, Zugangspunkten und Co. eingestellt werden.
● Durch die Module können genau die Leistungen zu dem System hinzugefügt werden, die für das Unternehmen notwendig sind.
● Durch den Support von Spica findet dabei jede Firme genau den Anwendungsumfang, der sich für sie eignet.
Das macht das Integrieren der Softwarelösung für jede Firmengröße möglich. So können Freiberufler und Selbstständige das System genauso effektiv nutzen wie Großfirmen mit Tausenden von Angestellten.
Fazit
Moderne Arbeitsplätze benötigen moderne Lösungen. Heute ist die digitalisierte Steuerung von Prozessen mit Software-Hilfe das beste Tool, um die eigenen Abläufe zu optimieren. Dank der intelligenten Software werden Daten gesammelt, ausgewertet und nach den spezifischen Bedürfnissen der einzelnen Unternehmen automatisiert aufgearbeitet.
Das Ergebnis ist ein besserer Überblick über geleistete Arbeitszeiten, wie viel Aufwand spezifische Projekte kosten, welche Ausgaben dafür notwendig sind und mehr. Dabei erhält jeder Angestellte die Möglichkeit, Prozesse zu analysieren und effektiver zu gestalten. Zusätzlich trägt digitale Zeiterfassung dazu bei, akkurate Lohnabrechnungen zu erstellen, und die Zutrittskontrolle über das Smartphone der Angestellten erhöht die praktikable Sicherheit auf dem Unternehmensgelände.
Rundum-Lösungen, wie Spica’s Time&Space, sind dabei individuell auf den Bedarf des Unternehmens skalierbar und bieten in einem nutzerfreundlichen Umfang genau die Werkzeuge, die effektiv zu dem Firmenerfolg beitragen. (prm)
Agentur Artikel
