Nachricht vom 30.06.2024 
Gründliche Vorbereitung erleichtert die eigentliche Planung von Veranstaltungen
RATGEBER | Die Planung von Veranstaltungen ist eine spannende, aber auch herausfordernde Angelegenheit. Damit am Ende alles so verläuft wie geplant, ist eine gründliche, durchdachte Vorbereitung unerlässlich, die schon vor der konkreten Planung beginnt. Wichtige Aspekte in diesem Zusammenhang sind vor allem die technischen Anforderungen, die Zusammenstellung des Planungsteams und die Festlegung der allgemeinen Eckdaten für das Event.
Technische Anforderungen
In der heutigen Zeit kommen die wenigsten Veranstaltungen ohne Technik aus, von Großveranstaltungen ganz zu schweigen. Insbesondere Audio- und Videotechnik ist bei den meisten Events absolut notwendig und kann bei entsprechenden Dienstleistern gemietet werden.
Weiterhin können auch andere Technologien auf dem Event entweder erforderlich sein oder aber den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. WLAN beispielsweise ist eine vielversprechende Möglichkeit, um Gästen zu ermöglichen, sich untereinander auszutauschen oder online Informationen abzurufen. Auch um digitale Dienste, wie etwa Ticketsysteme oder digitale Payments zu ermöglichen, bietet sich ein Event-eigenes WLAN-Netz an. Um ein ausfallsicheres Internet auf der Veranstaltung zu gewährleisten, ist es ratsam, sich an einen Experten für Event-WLAN in Deutschland zu wenden.
Zusammenstellung des Planungsteams
Sobald die technischen Anforderungen für das Event geklärt sind, kann man ein passendes Team zusammenstellen, welches den weiteren Verlauf der Planung gemeinsam koordiniert. Je nach Art und Größe des Events müssen dabei folgende Aufgabenbereiche vergeben werden:
• Management
Das Management kümmert sich um alle organisatorischen und administrativen Aufgaben rund um das Event.
• Marketing und Werbung
Ob für das Event nur mit Plakaten und Flyern geworben wird, auf sozialen Medien oder auch in Funk und Fernsehen: Ein eigenes Marketingteam ist für eine Eventplanung unerlässlich.
• Technische Ausrüstung
Aufgabe dieses Teams ist es, für die technische Ausstattung des Events und dessen uneingeschränkter Funktionalität während der gesamten Veranstaltung zu sorgen.
• Catering
Kaum eine Veranstaltung kommt ganz ohne Verpflegung aus – den angemessenen Rahmen zu finden, liegt im Aufgabenbereich des Catering-Teams.
• Security und Notfallplanung
Bei jedem Event sollte die Sicherheit oberste Priorität haben und entsprechender Schutz für Teilnehmer und Gäste gewährleistet werden.
• Ticketverkauf und Gästemanagement
Dieses Team übernimmt den Ticketverkauf und die Betreuung von Gästen vor Ort.
Wie groß das eigentliche Planungsteam letztlich wird, hängt immer von der konkreten Einzelveranstaltung ab.
Festlegen der groben Eckdaten
Um eine gute Basis für die Eventplanung zu schaffen, empfiehlt es sich, zunächst eine möglichst detaillierte Analyse durchzuführen, um die groben Eckdaten festzulegen. Dazu zählt vor allem das Datum bzw. der Zeitraum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll, das Budget sowie die Zielsetzung und die Hauptbotschaft des Events. Auch ist es sinnvoll, die Zielgruppe zu definieren und gegebenenfalls die Relevanz für die Öffentlichkeit bzw. das zu erwartende Medieninteresse zu evaluieren, um mögliche Maßnahmen mit in die Planung einzubeziehen.
Fazit
Sicherlich ist kein Event wie das andere und jede Veranstaltung hat ihre individuellen Besonderheiten und Herausforderungen, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen. Im Allgemeinen ist es aber hilfreich, schon vor der konkreten Planung gewisse Dinge zu klären, die Planung vorzubereiten und mit einem gut aufgestellten Team an die eigentliche Eventplanung zu gehen. (prm)
Autor: Bettina Salarno
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