Nachricht vom 24.10.2024 
Globale HR-Compliance in der Ära von Remote Arbeiten
RATGEBER | Es gibt verschiedene Faktoren, die in den letzten Jahren die Remote Arbeit vorangetrieben haben. Zum einen kam vor einigen Jahren die Pandemie durch Corona. Viele Unternehmen waren gezwungen, dass ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, damit sie ihr Geschäft nicht schließen mussten. Zum anderen begann zeitgleich die Digitalisierung. So können Menschen mehr oder weniger von heute auf morgen von zu Hause oder allen anderen Orten der Welt arbeiten.
Zum einen ist das natürlich ein riesiger Vorteil. Die Unternehmen können Kosten senken und brauchen keine teuren Büroräume zu bezahlen. Sie können ihre Server in die Cloud verlegen und brauchen auch hier die laufenden Kosten nicht zu tragen. Zum anderen gibt es aber auch Dinge wie HR Compliance, die beachtet werden müssen. Gerade wenn Mitarbeiter aus dem Ausland arbeiten, gibt es verschiedene Regelungen für das Arbeitsrecht, Steuern und Sozialversicherungen, die beachtet werden müssen.
Welche Vorschriften gibt es in anderen Ländern?
Das Arbeitsrecht ist eines der wichtigsten Dinge, die es zu beachten gibt. Mindestlöhne, die Vergütung von Überstunden, Arbeitszeiten und -verträge und Kündigungsfristen, all das ist unterschiedlich in den Ländern. Der Punkt ist, dass die HR in Deutschland all diese Arbeitsgesetze auf nationalem Niveau im Land des Arbeiters einhalten muss.
Ein weiterer wichtiger Punkt, den ein Unternehmen einhalten muss, ist die Steuer. Einkommenssteuer muss für die Mitarbeiter richtig abgeführt werden. Dazu kommen Sozialabgaben und Körperschaftsteuer. Die Gesetze können sehr unterschiedlich in den einzelnen Ländern sein und das kann eine HR vor eine große Herausforderung stellen. Am besten nimmt man sich hier einen internationalen Steuerexperten zur Seite, der dabei hilft, dass alle steuerlichen Anforderungen erfüllt werden. Besuchen Sie die Webseite für mehr Tipps zu diesem Thema.
Weiterhin gilt es, die Sozialversicherungspflicht zu erfüllen. Innerhalb der EU ist die Regelung recht einfach. Der Arbeitnehmer ist in dem Land seines Aufenthalts sozialversicherungspflichtig. Arbeitet er in einem europäischen Ausland, muss das Unternehmen eine A1-Bescheinigung haben. Durch diese Bescheinigung ist der Nachweis erbracht, dass der Mitarbeiter in seinem Heimatland sozialversichert ist.
Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft aus dem Ausland arbeitet, muss sich der Arbeitgeber darum kümmern, dass die Beiträge zur Sozialversicherung in seinem Aufenthaltsland abgeführt werden.
Der Datenschutz und die Sicherheit der Daten
Ein großes Thema im Bereich der Remote Arbeit ist der Datenschutz. In der EU gibt es hierzu eine klare Regelung. Es muss die DSGVO eingehalten werden, die EU-Datenschutz-Grundverordnung. Hier wird ganz klar geregelt, wie Unternehmen mit den Daten von Kunden und Mitarbeitern umzugehen haben.
Wenn Mitarbeiter von anderen Orten arbeiten, muss das Unternehmen auch sicherstellen, dass die Daten des Mitarbeiters, die er erstellt, sicher sind. Hier kann es hilfreich sein, ein VPN zu erstellen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, bei denen eine gute IT helfen kann. Natürlich ist es auch wichtig, dass die Mitarbeiter dafür sensibilisiert werden, denn sie haben sensible Daten der Firma zur Verfügung.
Auch für eine stabile Internetverbindung sollte gesorgt werden. In anderen Ländern ist die Verbindung nicht immer stabil oder es kommt häufiger zu Stromausfällen. Hier müssen die Unternehmen den Mitarbeitern helfen, damit keine Daten verloren gehen.
Gerade wenn es um Themen wie die Erfassung der Arbeitszeit geht, sollten Unternehmen Software zur Verfügung haben, mit denen die Zeit der Arbeiter nachvollzogen werden kann. Es kommt hier darauf an, wie das Unternehmen seinen Mitarbeitern vertraut oder die Zusammenarbeit wünscht. Manche Unternehmen vertrauen ihren Mitarbeitern komplett und sie brauchen nur ihre Stunden aufzuschreiben. Andere haben eine Software installiert, bei der sich die Mitarbeiter ein- und ausloggen. Diese Systeme sind dann an die Buchhaltung verknüpft, sodass Gehälter einfach errechnet werden können. Es gibt aber auch komplett strenge Systeme, bei denen sich die Mitarbeiter in das VPN einloggen und regelmäßig überprüft werden oder sich im System dauerhaft bewegen müssen, damit die Arbeitszeit angerechnet wird. (prm)
