Nachricht vom 22.02.2013 
Neue Impulse für Büromanagement
Das absolut papierlose Büro wird es auch in Zukunft nicht geben. Es gibt aber intelligente Lösungen, wie man schnell Unterlagen digitalisiert einordnen und vor allem schnell wieder finden kann. Der Sprecher der Wirtschaftsjunioren Westerwald-Sieg, Oliver Gromnitza, stellte solche Systeme vor.
Betzdorf. In vielen Firmen gelingt es kaum noch, die durch die steigende Informationsflut anfallenden Mails, Dateien, Zeichnungen, Rechnungen, Belege, Frachtbriefe und andere Schriftstücke halbwegs geordnet in Aktenordnern, auf PC-Festplatten oder in Mailsystemen abzulegen.
Grund für Oliver Gromnitza von den Wirtschaftsjunioren Westerwald-Sieg und der Firma iktGromnitza aus Betzdorf, in einem Seminar Impulse und Denkanstöße zu geben, um der Informationsflut Herr zu werden. Das absolut papierlose Büro werde es allerdings auch in Zukunft nicht geben, denn wichtige Unterlagen wie Verträge müssten auch in Zukunft auf Papier vorhanden sein.
Nach Gromnitza ist es mit dem Kauf eines Scanners nicht getan, um die Dokumente zu digitalisieren. Notwendig ist eine neue Strukturierung der Arbeitsweise, um die Informationen nicht nur abzulegen sondern auch wieder zielsicher zu finden. Dafür gebe es heute Dokument-Management-Systeme, die alle verfügbaren Unterlagen einordnen und schnell verfügbar machen.
Ein DMS ist ein Datenbanksystem mit einer Suchfunktion, einer Beweisführung, es belegt den digitalen Fluss, bietet die Möglichkeit eines Berechtigungssystems, kann die Zugriffe protokollieren und kann auch weltweit von den zuständigen Personen bearbeitet werden. Vermeiden kann man bei diesem System die Mehrfachablage, da jeder Sachbearbeiter auf das eine gespeicherte Dokument zugreifen kann.
Einen wichtigen Rahmen nahm auch die Rechtssicherheit ein, da Geschäftsunterlagen nach dem geltenden Gesetz gespeichert werden müssen.Alle Daten müssen rechtsmittel- und revisionssicher gespeichert werden, auch die Dauer der Aufbewahrung ist vorgeschrieben (§257 Abs. 4 des Handelsgesetzbuches und §14b Umsatzsteuergesetz).
Gromnitza zeigte an einem Beispiel einer virtuellen Firma auf, wie die Arbeit von acht Mitarbeitern im Dokument-Management-System ‚Docuware‘ abläuft. Für einen mittelständischen Betrieb mit wenigen Arbeitsplätzen im System liegen die Einstiegskosten bei ca. 10.000 Euro, bei 30-40 Arbeitsplätzen im System bei 30.000 bis 50.000 Euro. Gromnitza zeigte auch an einem Beispiel, wie in einem kleineren Betrieb durch den Einsatz des Systems erhebliche Kosten gespart werden können. (erm)
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